İşin yapılması sırasında projede yapılan değişikliklere bağlı olarak imalat kalemlerinin miktarlarında ki artış ve azalışlardan kaynaklanan tutar farkları hem işveren/idare açısından hem de yüklenici açısından büyük önem arz etmektedir. Mevzuat gereği, iş artış oranları anahtar teslim götürü bedel işlerde sözleşme bedelinin %10’u, birim fiyatlı işlerde ise sözleşme bedelinin %20'sidir. Bu oranların aşılması durumunda işveren/idare ile yüklenici arasında sorunlar çıkabileceği gibi işin ilerlemesi anlamında da zaman kaybına yol açmaktadır. Bu yüzden işin başlangıcından sonuna kadar imalat kalemlerinde meydana gelen artış ve eksiliş hesaplarının çok dikkatli bir şekilde yapılması gerekmektedir.
Bir teklifin aşırı düşük olarak nitelendirilmesi için en önemli gerekçe, sunulan teklif fiyatıyla ihale konusu işin yapılması için tereddüt oluşmasıdır. Dolayısıyla ihale sürecinde, sunulan bir teklif fiyatının, imzalanacak kamu ihale sözleşmesinin ifası konusunda tereddüt yaratması, o teklifin aşırı derecede düşük olduğunu ortaya koymaktadır. Aşırı düşük teklife yol aşan nedenler istekliden kaynaklanabileceği gibi ihaleyi yapan idareden de kaynaklanabilir. İdarelerin hazırladıkları yaklaşık maliyetin piyasa fiyatını yansıttığının kabulü ve isteklilerin de serbestçe rekabet ettikleri varsayımından hareketle, yeterli rekabetin olduğu bir piyasada, bu dengenin dışında sunulan a tipik bir teklifin tereddüt yaratması kaçınılmazdır.Kamu ihale sözleşmesinin ifası konusunda tereddüt yaratacak a tipik fiyat olarak tanımlanan aşırı düşük tekliflerin sağlıklı işleyen bir piyasa yapısında bulunması beklenmemektedir. Ancak buna rağmen Türkiye’de ve çeşitli uluslararası uygulamalarda bu durumun ihale sürecinde ortaya çıkan bir sorun olarak belirdiği görülmektedir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunun 9. Maddesinde ‘Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlilik ilanlarında yer verilmez. ‘İsteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz’ diye tanımlanmaktadır. Yaklaşık Maliyet, İhale İşlem Dosyasının önemli bir parçası olduğundan defalarca bu işi yapmış, uzman ve ilkeli kişilerce hazırlanması gerekmektedir.
Rekabetin her alanda son derece kızıştığı günümüzde doğru metraja dayalı teklif hazırlamanın önemi de giderek artan bir iştir. Eğer yaklaşık maliyeti firmamızca hazırlanmışsa o işin teklif dosyası, hem kanun hem de etik anlayışımız gereği bizim tarafımızdan hazırlanmamaktadır. Teklif dosyasını hazırlayabildiğimiz işlerde ise hizmet, bize başvuran ve ihaleye katılan yalnızca ‘bir firmaya’ verilmektedir.
İnşaat işinin sağlıklı şekilde sürdürülmesi, imalatı yapan firma veya kişilerin sözleşmeye göre hak ettikleri ödemenin zamanında hesaplanmasına ve ödenmesine bağlıdır. Bu işin her an kontrol altında olması hem işveren hem de yüklenici için vazgeçilmezdir. İş programının, hakedişlerin ve kesin hesabın, defalarca bu işi yapmış uzman, tarafsız ve ilkeli kişilerce hazırlanması gereklidir.
İnşaat hizmet alımı / yapım işleri sözleşmelerinde olan veya ileride ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların çözülebilmesi için yapılan her hesabın (yaklaşık maliyet-teklif-hakediş veya kesin hesabın) bağımsız uzman/uzmanlar tarafından denetlenmesi istenmelidir.